Wenn Unternehmen von der DEKRA ein Zertifikat erhalten, übernehmen sie eine wichtige Verantwortung: die stetige Einhaltung der zertifizierten Normen und Systeme sowie vertraglichen Vereinbarungen während des gesamten Gültigkeitszeitraums des Zertifikats.
8.3 Überwachungsphase
Der Auftraggeber verpflichtet sich, nach Erhalt eines Zertifikats stets dafür zu sorgen, dass die Voraussetzungen der im Zertifikat attestierten, aktuell gültigen Normen und Systeme während des gesamten Gültigkeitszeitraums des Zertifikats aufrechterhalten werden und dies in Audits nach näherer Vorgabe dieses Vertrags überprüfen zu lassen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die Zertifizierungsanforderungen zu erfüllen und DEKRA Certification GmbH unverzüglich und jederzeit alle Änderungen, die Einfluss auf die Erfüllung der Voraussetzungen der Zertifikatserteilung oder Zertifikatsaufrechterhaltung haben können, mitzuteilen. Solche Änderungen sind beispielsweise solche bezüglich: a) des rechtlichen, wirtschaftlichen oder organisatorischen Status bzw. der Eigentümerschaft; b) Organisation und Management (z. B. Schlüsselpersonal in leitender Stellung, Entscheidungs- oder Fachpersonal); c) Kontaktadresse und Standorten; d) des vom zertifizierten Managementsystem erfassten Anwendungsbereichs; e) wesentlicher Veränderungen des Managementsystems und der Prozesse.
Quelle: D-030-17 Allgemeine Zertifizierungsbedingungen (AZB) Rev. 30/01/24; https://www.dekra-certification.de/de/allgemeine-geschaeftsbedingungen-zertifizierungsbedingungen/ (Linkdatum: 05.07.2024)Anbei einige Beispiele zu den gemäß AZB meldepflichtigen Änderungen, die illustrieren, wann Unternehmen im Rahmen der von DEKRA gesetzten Überwachungsphase proaktiv handeln sollten:
1. Rechtlicher, wirtschaftlicher oder organisatorischer Status
Das Unternehmen könnte durch eine Fusion, Übernahme oder Umstrukturierung seinen rechtlichen Status ändern. Solche Änderungen müssen DEKRA umgehend gemeldet werden, da sie die Grundlage der Zertifizierung beeinflussen können.
2. Organisation und Management
Veränderungen in der Führungsebene oder bei Schlüsselpersonen können erhebliche Auswirkungen auf die operativen Abläufe und die Einhaltung von Normen haben. Ein Beispiel wäre der Wechsel des Informationssicherheitsbeauftragten, der eine zentrale Rolle in der Aufrechterhaltung des zertifizierten Managementsystems spielt.
3. Kontaktadresse und Standorte
Die Verlegung eines Produktionsstandorts oder die Eröffnung neuer Büros muss gemeldet werden, besonders wenn dadurch der Geltungsbereich des Managementsystems betroffen ist.
Handelsregister nicht vergessen! Wenn das Unternehmen umzieht, z.B. in ein Nachbargebäude mit anderer Hausnummer, könnte sich aus dem Handelsgesetzbuch (z.B. § 29 HGB; § 31 HGB), der Handelsregisterverordnung (z.B. § 10 HRV) oder dem Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (z.B. § 13 GmbHG) eine Pflicht zur Aktualisierung des Handelsregistereintrags ergeben.
4. Anwendungsbereich des zertifizierten Managementsystems
Eine Erweiterung oder Reduzierung des Anwendungsbereiches des Managementsystems sowie Änderungen am Statement of Applicability (SoA), zum Beispiel indem Kapitel als anwendbar oder nicht anwendbar erklärt werden, sind relevante Informationen für die DEKRA, da diese direkt den Umfang des Managementsystems beeinflussen.
5. Wesentliche Veränderungen des Managementsystems und der Prozesse
Die Implementierung neuer Software zur Verwaltung des Managementsystems oder umfassende Änderungen in den Prozessen können die Effizienz und Compliance beeinträchtigen und müssen daher ebenfalls gemeldet werden.
Jede dieser Änderungen kann potenzielle Risiken für die Gültigkeit eines DEKRA-Zertifikats darstellen. Durch die rechtzeitige und genaue Meldung dieser Änderungen können Unternehmen ihre Zertifizierung schützen und sicherstellen, dass sie weiterhin die höchsten Standards erfüllen.
